DIKJARTIH NTT

PENINGKATAN MANAJEMEN DIKLAT MELALUI ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

Oleh : Johny C. M. Lapuisaly,SE,MM

( Widyaiswara Muda BP4D Prov.NTT)

Diklat merupakan seperangkat komponen yang saling berinteraksi untuk mengubah kompetensi kerja pegawai sehingga Pegawai Negeri Sipil (PNS)  dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya melalui proses kediklatan. Dalam rangka menghasilkan output yang berkompeten dan profesional sesuai tujuan pelaksanaan  diklat maka syarat yang harus dipenuhi adalah manajemen penyelenggara pendidikan dan pelatihan (diklat) yang dikelola secara baik dan profesional. 

Peranan Manajemem

Manajemen suatu lembaga sangat  berperan untuk mengatasi kesukaran dari kerumitan dalam pertumbuhan usaha dan sosial masyarakat. Peranan Manajemen  untuk mengkordinir / menyelaraskan kekuatan pokok aktivitas dari sub system dalam organisasi dan hubungan dengan lingkungan.

Manajemen merupakan kekuatan penting dari suatu organisasi, seorang manejer harus pandai manata organisasinya baik itu sumber daya manusia, mesin dan uang secara, berdaya guna dan berhasil guna agar organisasinya berhasil.

Bagi organisasi yang besar dan kompleks, hal ini sangat penting, pimpinan dan organisasi harus mengidentifikasi lingkungan maupun peluang besar agar organisasi dapat bertahan. Komponen-komponen yang saling  berkaitan dalam pelaksanaan diklat meliputi  (Penyelenggara, Widyaiswara dan Peserta) merupakan pendekatan sistem yang tidak terpisahkan antara satu dengan  lainnya. Pendekatan sistem dalam diklat bertujuan untuk :

1.        Menyediakan lingkungan fisik dan lingkungan emosional yang mendukung proses pembelajaran berjalan secara kondusif

2.        Mengetahui sejauh mana keberhasilan program diklat dan proses pembelajaran

3.        Menjamin pencapaian tujuan diklat secara efektif dan efesien

4.        Mengembangkan kurikulum berdasarkan kebutuhan peserta diklat

5.        Perapan pendekatan sistem dalam kebutuhan nyata dilapangan

6.        Menyiapkan secara cermat faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan program diklat

Menurut Hasibuan (2000) bahwa: proses atau langkah-langkah pendidikan dan pelatihan hendaknya dilakukan dengan memperhatikan : Sasaran, Kurikulum, Sarana, Peserta, Pelatih, Pelaksanaan. Setiap pendidikan dan pelatihan harus terlebih dahulu ditetapkan secara jelas sasaran yang ingin dicapai agar pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan dapat diarahkan ke pencapaian tujuan organisasi.

Lebih lanjut, Hasibuan (2000) menyatakan berbagai langkah perlu ditempuh dalam pendidikan dan pelatihan yaitu :

1.                Penentuan kebutuhan

2.                Penentuan sasaran

3.                Penentuan isi program

4.                Identifikasi prinsip-prinsip belajar

5.                Pelaksanaan program

6.                Identifikasi manfaat

7.                Pengukuran pelaksanaan program

Secara garis besar dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut :

1)      Penentuan Kebutuhan Program

Pendidikan dan pelatihan diselenggarakan apabila kebutuhan untuk itu memang ada. Penentuan kebutuhan itu harus didasarkan pada analisis yang tepat karena penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan biasanya membutuhkan dana yang cukup besar.

2)      Penentuan Sasaran

Berdasarkan analisis kebutuhan maka sasaran pendidikan dan pelatihan ditetapkan. Sasaran yang ingin dicapai dapat bersifat teknikal akan tetapi dapat pula menyangkut keprilakuan.

3)      Penetapan Isi Program

Pada pendidikan dan pelatihan harus jelas diketahui apa yang ingin dicapai sesuai dengan hasil analisis kebutuhan dan sasaran yang telah dilakukan.

4)      Identifikasi Prinsip-Prinsip Belajar

Penerapan prinsip belajar yang baik maka berlangsungnya proses belajar mengajar dapat dilakukan dengan cepat, pada dasarnya prinsip belajar yang layak dipertimbangkan untuk diterapkan berkisar pada lima hal yaitu partisipasi, repetisi, relevansi, pengalihan dan umpan balik.

5)      Pelaksanaan Program

Tepat tidaknya teknik mengajar yang digunakan sangat tergantung pada berbagai pertimbangan yang ingin ditonjolkan, seperti kehematan dalam pembiayaan, materi program, tersedianya fasilitas tertentu, preferensi dan kemampuan peserta, preferensi dan kemampuan pelatih dan prinsi-prinsip belajar yang hendak diterapkan.

6)      Identifikasi Manfaat

Setelah program pendidikan dan pelatihan dilaksanakan maka dapat diidentifikasi manfaat yang diperoleh pegawai, misalnya peningkatan pengetahuan dan keterampilan pegawai.

7)      Pengukuran Pelaksanaan Program

Pelaksanaan suatu program pendidikan dan pelatihan dapat dikatakan berhasil apabila dalam diri peserta tersebut terjadi transformasi, dengan peningkatan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan perubahan perilaku yang tercermin pada sikap, disiplin dan etos kerja. Komponen-komponen ini saling mendukung antara satu dengan yang laiannya dalam mencapai diklat yang kredibel.

Analisis Kebutuhan diklat ( AKD )

Analisis kebutuhan diklat adalah suatu usaha yang sistematis yang dilakukan untuk mengumpulkan opini atau ide dari berbagai sumber tentang suatu masalah, sistem dan teknologi baru. Berdasarkan berbagai informasi yang diperoleh terhadap hasil kinerja atau keadaan umum suatu institusi dapat diambil beberapa keputusan yang berhubungan dengan peningkatan berbagai komponen yang ada dilembaga itu secara optimal, baik melalui Diklat atau yang lainnya.

Analisis Kebutuhan Diklat merupakan dasar dalam memahami kebutuhan diklat pada setiap organisasi atau lembaga, agar penyelenggaraan diklat itu memberikan kontribusi yang bermakna bagi user atau lembaga pengirimnya. Oleh karenanya, AKD sangat bermanfaat dalam menentukan program diklat, dan hal-hal yang harus dilakukan oleh lembaga diklat. Dengan demikian penyelenggara diklat dapat menghasilkan rencana diklat yang sesuai dengan kebutuhan, masalah dalam organisasi, menjaga dan meningkatkan produktivitas kerja.

Berdasarkan konteks analisis kebutuhan diklat di atas, bahwa hasil dari analisis akan berguna bagi pengambil kebijakan dalam sistem yang lebih tinggi untuk mengambil langkah-langkah perbaikan kualitas dan peningkatan mutu sumber daya manusia (SDM), permasalahan yang difokuskan pada kinerja.

Tingkat-Tingkat Kebutuhan Diklat.

Secara garis besar analisis kebutuhan diklat dapat dibedakan kepada tiga tingkatan, antara lain :

1)      Kebutuhan diklat pada tingkat organisasi

Pada bagian manakah /unit kerja manakah yang masih perlu diklat.

2)      Kebutuhan diklat pada tingkat jabatan

Pada kebutuhan diklat tingkat jabatan kita akan mendeteksi pula pengetahuan, ketrampilan dan sikap apa yang masih diperlukan untuk melaksanakan fungsi tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan.

3)      Kebutuhan diklat pada tingkat individual

Dalam menetapkan kebutuhan diklat individual harus didahului dengan penetapan kebutuhan diklat organisasi dan kebutuhan diklat jabatan, sehingga dapat menetapkan siapa-siapa yang memerlukan diklat dan diklat apa yang diperlukannya. Disini kita mengungkapkan pengetahuan ketrampilan dan sikap apa yang diperlukan individu-individi pemegang jabatan dari organisasi bersangkutan.

PENUTUP / KESIMPULAN

Analisis kebutuhan Diklat adalah suatu proses yang sistematis dalam mengidentifikasi ketimpangan antam sasaran dengan keadaan nyata atau diskripansi antara kinerja standar dan kinerja yang penyelesaiannya melalui pelatihan.

Analisis kebutuhan diklat dilakukan dengan berbagai tujuan dan memperoleh manfaat antara lain adalah program diklat sesuai dengan kebutuhan peserta sehingga dapat memotivasi peserta dalam mengikuti diklat. AKD bermanfaat juga untuk efisiensi biaya yang dikeluarkan untuk diklat. Sistem pengelolaan kediklatan yang terprogramguna menghasilkan Sumber Daya Aparatur yang berwibawa dan berakhlak.

DAFTAR PUSTAKA

1.      Hasibuan, M.S.P., 2000, Manajemen sumber daya manusia, Penerbit : Bumi Aksara, Jakarta.

2.      Mangkuprawira, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta.

3.      Modul Teknik AKD 1, 2005., Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta

4.      Modul Teknik Penyusunan Laporan dan Presentasi Hasil AKD, 2005, Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta.